با Google Workspace به کارتان سرعت ببخشید

امیر مجنون

تجربه سرعت بالا با Google Workspace

بسیاری از شرکت ها از سیستم عامل ها  و نرم افزار های متعددی  برای همکاری و هماهنگی بین متصدیان و مشتریانشان استفاده می کنند که می تواند باعث اخلال هایی مانند کندی عملکرد و غیره شود. این عوامل برای عملکرد کارمندان مضر هستند و برای یک شرکت، مشکل بزرگی به شمار میرود.با این حال پلتفرم ها و نرم افزار هایی  هستند که این امر را به نحو احسن انجام میدهند. یکی از این پلتفرم هاGoogle Workspace است.

گوگل ورک اسپیس ابزاری بسیار قدرتمند، کامل، سریع و مقرون به صرفه می باشد. زیرا شامل ابزارهایی  از قبیل Gmail ، Chat، Slides ، Meet ، Calendar، Drive و .. است و همه را در یک پکیج به کاربران ارائه میدهد. در ادامه این مقاله با ویژگی های این ابزار اشنا می شوید.

امکان همکاری از هر نقطه از کشور یا جهان با Google workspace

این ویژگی جدیدکه به شما این امکان را می دهد تا داکیومنت ها را مستقیماً از Gmail ایجاد و به اشتراک بگذارید و با هر یک از اعضای تیم خود همکاری کنید. همچنین می توانید با استفاده از تقویم Calendar به جلسات از پیش تعیین شده، بروید و به هر فایلی در مرورگر ، لپتاب یا گوشی هوشمند خود دسترسی داشته باشید. این ویژگی به کارمندان اجازه می دهد تا با استفاده از یک پلتفرم به همه چیزهایی که یک کاربر برای کار نیاز دارند دسترسی داشته باشند، درنتیجه باعث میشود تا کاربران به راحتی کار های خود را انجام دهند. 

امنیت Google workspace ، مهمتر از هر چیزی

یکی از جالبترین ویژگیهای Google Workspace ، امنیت قوی آن است. با عادی شدن کار از راه دور به ویژه بعد از ویروس کرونا، امنیت برای مشاغل کوچک و شرکتهای بزرگ اهمیت زیادی پیدا می کند. بر اساس آخرین آمار حدود 48٪ از کارمندان دورکار در خلال پاندمی کرونا به کار خود ادامه داده اند. فقط و فقط به لطف ابزار هایی مانند Google Workspace.  پس داشتن یک فضای کاری امن عامل بسیار مهمی در جامعه کاری امروز به شمار میرود.  زیرا امنیت پایین، به خودی خود تهدید بالقوه ای به حساب می آید. برخی از ویژگی های امنیتی گوگل عبارتند از :

• ویژگی های ایمنی جدیدی که برای مقابله با سوء استفاده طراحی شده اند شامل : طبقه بندی ، ثبت حسابرسی ها و قابلیت های جدید شناسایی برای ابزار Meet.
• توانایی جلوگیری از اخلال در جلسات توسط کاربران اخلال گر و اخراج آنها برای جلسات آینده: ابزار Meet نامها یا کدهای نمایشگر کاربران را به طور خودکار شناسایی می کند و سپس از عضویت کاربران اخلال گر جلوگیری می کند.
•  (Insights) حفاظت از داده ها به صورت خودکار گزارش هایی را ایجاد می کند تا به مدیران کمک کنند که اطلاعات حساس ذخیره شده در سازمان را به راحتی مشاهده کنند و همین طور به کاربران کمک می کنند تا در مورد محافظت از داده های سازمان خود آگاهانه تصمیم بگیرید.

در سال جاری ، گوگل اعلام کرد که گواهینامه معتبر ISO / IEC 27701 را برای Google Cloud Platform به عنوان پردازشگر داده دریافت کرده و از Google Workspace به عنوان اولین مجموعه برای بهره وری  این گواهینامه معتبر به عنوان پردازشگر اصلی داده نام برده است. ISO / IEC 27701 یک "استاندارد جهانی است که برای کمک به سازمان ها در همسویی با چارچوب ها و قوانین بین المللی حفظ حریم خصوصی طراحی شده است.

پیشنهادهای مناسب برای شرکت ها و کمپانی ها

Google در حال توسعه پیشنهادات متنوع خود برای جذب مخاطبان گوناگون است. برای مشاغل کوچکتر ، "پیشنهادهای مناسب تری" را ارائه می دهد که شروع کار با Google Workspace را آسان و مقرون به صرفه می سازد که شامل : بهترین ابزارهای همکاری، برنامه های امنیتی و نظارتی می شود.  این پلتفرم برای شرکت های بزرگ دارای ویژگی های همکاری قوی تر، نظارت اداری در درجه سازمانی و پیشرفته ترین قابلیت های امنیتی ارایه شده است.

ابزار ها

G-mail

G-mail را میتوان گفت کم تر کسی در کره زمین است که از ان استفاده نکرده باشد. این برنامه یک سرویس ایمیل با بیش از 1 میلیارد کاربر فعال در سراسر جهان است، بخاطر داشتن فضای ذخیره سازی زیاد، مکالمات و قابلیت جستجوی قوی بسیار محبوب شد برخی از ویژگی های این ابزار برای که فقط منحصر شرکت هاست شامل :

• آدرسهای ایمیل با نام دامنه دلخواه مشتری (yourcompany.com@)
• در زمان کار 99.9% ضمانت شده است که کارایی آن مختل نمی شود.
• 30 گیگابایت فضای ذخیره سازی
• سازگار وهمگام سازی شده با Microsoft Outlook و سایر ارائه دهندگان ایمیل

Google Drive

 Google Driver یک سرویس بسیار قوی برای ذخیره سازی فایل است.  گوگل درایو به عنوان "مکانی برای ایجاد ، اشتراک گذاری ، نگهداری همه امورات کاربران توصیف شده است. با استفاده از Google Drive ، کاربران می توانند هر نوع فایلی را در فضای ذخیره سازی ابری (cloud) بارگذاری کنند ، آنها را با دیگران به اشتراک بگذارند و از هر کامپیوتر، تبلت یا تلفن هوشمند به آنها دسترسی داشته باشند. همچنین کاربران می توانند فایل ها را بین دستگاه های خود و cloud با استفاده از برنامه های کامپیوتری Windows Microsoft ، Apple macOS،  تلفن های هوشمند و تبلتهای Android و iOS به اشتراک بگذارند. برخی از ویژگی های این ابزار که مخصوص شرکت هاست شامل:

• 30 گیگابایت ، 2 ترابایت ، 5 ترابایت و یا فضای ذخیره سازی نامحدود برای هر کاربر اختصاص یافته است.
• کنترل های مدیریت پیشرفته برای هر کاربر مشخص شده است.
• امکان کنترل و گزارش پیشنهادات و محتوای Google Drive فراهم شده است.

Google Docs, Sheets and Slides

Google Docs ، Google Sheets و Google Slides به ترتیب یک واژه پرداز ، صفحه گسترده و یک برنامه برای ارائه ها هستند. این سه برنامه ها از خریدهای شرکت Google در سال 2006 به حساب می آیند و امروز به عنوان بخشی از مجموعه Google Docs ب حساب می آیند. این مجموعه یک نرم افزار مشترک است که به کاربران امکان می دهد اسناد ، صفحات گسترده و ارائه ها را با هم و از طریق مرورگر وب یا دستگاه تلفن همراه مشاهده و ویرایش کنند. توانایی تعیین سطح دسترسی هر کاربر برای تعیین افرادی که می توانند سند را مشاهده ، اظهارنظر یا ویرایش کنند هم فراهم شده است. و علاوه بر این مجوزهای بارگیری سند هم وجود دارد.

Google Chat

Google Chat یک نرم افزار ارتباطی است، که توسط Google برای تیم هایی ساخته شده که پیام های مستقیم و اتاق های گفتگوی جمعی را مورد استفاده قرار می دهند ، همانند رقبایش مانند برنامه های Slack و Microsoft Teams ، این برنامه قابلیت چت گروهی، امکان اشتراک محتوای G Drive را نیز فراهم می کند.

Google Meet

Google Meet یک برنامه کنفرانس ویدیویی است که از پروتکل های اختصاصی برای رمزگذاری ویدیو ، صدا و داده استفاده می کند. گوگل برای ایجاد قابلیت همکاری بین پروتکل Google و پروتکل های SIP / H.323 مبتنی بر استانداردها امنیتی برای امکان ارتباط بین Hangouts Meet و سایر تجهیزات با Pexip همکاری کرده است.

Google Currents

Google Currents به اعضای یک تیم اجازه می دهد تا "در یک فضای صمیمی تر "، نسبت به Google Meet، با هم در ارتباط باشند و گروه هایی برای انجام کار های گروهی تشکیل دهند. این برنامه "گفتگو ها و به اشتراک گذاری ایده ها کار را برای هر کسی راحت می کند.

Google Sites

Google Sites ابزاری برای ساخت سایت است که به کاربران امکان ایجاد و ویرایش وب سایت ها را می دهد ، بدون اینکه به دانش برنامه نویسی یا مهارت های دیگر طراحی وب نیاز داشته باشند. 

Google Calendar

Google Calendar یک تقویم آنلاین است که برای کمک به پیگیری زمان و جلسات از پیش تعیین شده مورد استفاده قرار میگیرد. این برنامه با Gmail ادغام شده تا کاربران بتوانند به راحتی رویدادها را از پیام های ایمیل مستقیماً به تقویم اضافه کنند. برخی از ویژگی های این ابزار که که منحصر به شرکت هاست شامل: 

• زمانبندی هوشمندانه جلسات
• تقویم عمومی برای دیدن رویدادهای آتی یک کسب و کار
• ارتباط آسان از Exchange ، Outlook یا iCal یا از فایل های .ics و .csv
• امکان دیدن چنل های جلسات و منابع مشترک موجود

Jamboard

 Jamboard ، اولین محصول سخت افزاری  طراحی شده  برای Google Workspace است. این محصول یک وایت بورد دیجیتال می باشد که برای برگزاری جلسات آنلاین مورد استفاده قرار می گیرد. Jamboard به اینترنت متصل است و افراد در مکان های مختلف را قادر می سازد تا از طریق Jamboard های دیگر یا به وسیله برنامه های دیگر در تلفن هوشمند خود به صورت همزمان باهم کار کنند. Jamboard دارای قابلیت لمس چند منظوره است ، این بورد دارای قلم و پاک کنی است که نیازی به باتری یا همگام سازی مجدد ندارد. Jamboard دارای صفحه نمایش 55 اینچی 4K مجهز به دوربین داخلی ، بلندگوها و Wi-Fi است.

Google Vault

Google Vault ، سرویسی برای بایگانی و جستجو الکترونیکی است که به طور انحصاری در دسترس مشتریان Google Workspace قرار می گیرد. Vault به کاربران "یک راه حل آسان برای استفاده مقرون به صرفه برای مدیریت اطلاعات مهم تجارتشان و حفظ داده های مهم ارائه می دهد. "، به گفته Google  این برنامه با ذخیره و مدیریت پیام های Gmail و گزارش های Chat با قابلیت جستجو و مدیریت داده ها بر اساس فیلترگزاری، به مانند اصطلاحات ، تاریخ ها ، فرستندگان ، گیرندگان و برچسب ها. قادر به کاهش هزینه های دادرسی ، تحقیقات نظارتی و اقدامات انطباق میشود.

شرکت های معروفی که از این برنامه استفاده میکنند

طبق آمار در دسامبر 2018،  Google پنج میلیون حساب کاربری متعلق به شرکت ها و 70 میلیون کاربر هم مرتبط با سیستم آموزشی در G Suite وجود داشت که برای خدمات G Suite پول پرداخت می کردند. در سپتامبر 2014 ، آمیت سینگ ، رئیس وقت Google for Work ،گفت: "60 درصد از شرکتهای Fortune 500" برای خدمات Google Workspace پول پرداخت می کردند  که "بیش از 1800 مشتری" در هر هفته به تعداد کل مشتریانشان اضافه میشد. شرکت های مشهوری چونUber ، AllSaints ، BuzzFeed ، Design Within Reach ، Verizon ، Axis Bank و PwC از G Suite استفاده می کنند.

آیا این ابزار مجانی است ؟

باید بگوییم خیر. این ابزار فقط در شروع کار، برای 14 روز رایگان است. ولی بعد از این مدت Google چهار حالت مختلف را به شما ارایه می دهد. این چهار حالت مختص شرکت هاست که شامل :

حالت 1 (Business Starter) :

• به ازای هر ماه 4.14 یورو
• ایمیل تجاری (سفارشی و ایمن)
• جلسه ویدیویی با 100 شرکت کننده
• فضای ذخیره سازی ابری 30 گیگابایتی برای هر کاربر
• کنترل های امنیتی و مدیریتی
• پشتیبانی در سطح استاندارد

حالت 2 (Business Standard):

• به ازای هر ماه 8.28 یورو
• ایمیل تجاری ( سفارشی و ایمن)
• جلسه ویدیویی با 150 شرکت کننده + ضبط
• فضای ذخیره سازی ابری 2 ترابایتی برای هر کاربر
• کنترل های امنیتی و مدیریتی
• پشتیبانی در سطح استاندارد (با پرداخت مبلغی به پشتیبانی پیشرفته ارتقا پیدا می کند)

حالت 3 (Business Plus):

• به ازای هر ماه 13.80 یورو
• ایمیل تجاری (سفارشی و ایمن)
• جلسه ویدیویی با 250 شرکت کننده + ضبط ، سیستم حضور و غیاب
• فضای ذخیره سازی ابری 5 ترابایت برای هر کاربر
• کنترل های امنیتی و مدیریتی پیشرفته ، از جمله Vault و مدیریت Endpoint پیشرفته
• پشتیبانی در سطح استاندارد (با پرداخت مبلغی به پشتیبانی پیشرفته ارتقا پیدا می کند)

حالت 4 (Enterprise):

• برای قیمت گذاری باید با یخش فروش Google ارتباط برقرار کنید.
• ایمیل تجاری (سفارشی و ایمن + eDiscovery، نگهداری طولانی ، رمزگذاری S / MIME)
• جلسه ویدیویی با 250 شرکت کننده + ضبط ، سیستم حضور و غیاب ، لغو صدا ، پخش مستقیم در یک مخصوص دامنه
• مقدار فضای دلخواه برای ذخیره سازی
• کنترل های امنیتی ، مدیریت و انطباق پیشرفته ، از جمله Vault ، DLP ، داده منطقه ای و مدیریت Endpoint شرکت
• پشتیبانی در سطح استاندارد (با پرداخت مبلغی به پشتیبانی پیشرفته ارتقا پیدا می کند)

در نهایت اگر ابزاری برای سرعت بخشیدن به کسب و کار خود نیاز دارید Google Workspace یا همان G Suite بسیار کارآمد و مقرون به سفره است.