مدیریت زمان در کسب وکار

15 نکته مدیریت زمان برای دستیابی به اهداف خود در زندگی

مدیریت زمان در زندگی افراد بسیار مهم است و همچنین می تواند باعث موفقیت فرد در کسب و کار و تجارت شود. یکی از موثرترین مهارت هایی که می توان در زندگی فرا گرفت، مدیریت قدرتمند و موثر "زمان" است. اگر نتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، به هیچ وجه نمی توانید به اهداف خود در محل کار و زندگی شخصی خود برسید. مدیریت زمان می تواند به شما کمک کند که بسیار موثرتر، از زمان خود برای رسیدن به اهدافتان استفاده کنید. ممکن است پیشرفت کنید، اما اگر وقت خود را جدی نگیرید، مدیریت زمان برای شما یک چالش سخت خواهد بود. افرادی که وقت ارزشمند خود را هدر می دهند، به خوبی درک می کنند که دستیابی به اهداف چقدر دشوار است.

حقیقت این است که زمان بزرگترین تساوی در زندگی است. فرقی نمی کند که چه کسی باشید، سن، درآمد، جنسیت، نژاد یا مذهب شما، چطور باشد. چه ثروتمند باشید و چه فقیر، وقت شما یکسان است. این مسئله در مورد مدت زمان زندگی شما نیست بلکه نسبت به مدیرت زمان به طور موثر در طول زندگیتان است. 

بنابراین اگر در رسیدن به اهداف خود جدی هستید، ابتدا بایدآنها را مشخص کنید، از حواس پرتی پرهیز کنید و عادت های بدی را که مانع از مدیریت زمان شما می شود کنار بگذارید.  به زبان ساده تر وقت خود را بیهوده تلف نکنید، سخت کوش باشید و تحمل کنید تا بتوانید مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید.

اگر نمی خواهید بخشی از آمار 92 درصدی افرادی شوید که در رسیدن به اهداف بلند مدت خود موفق نیستند، پس باید به نحوه استفاده از زمان توجه کنید. اما راه حل چیست؟ یک سیستم مدیریت زمان مناسب پیدا کنید و آن را تمرین کنید. کاملاً به خود شما بستگی دارد که کدام یک را انتخاب می کنید. 

بهترین نکات برای مدیریت زمان چیست؟

یکی از بزرگترین مشکلاتی که اکثر کارآفرینان با آن مواجه هستند چگونگی ماندن در چنین بازار پر تقاضایی نیست، بلکه حفظ تعادل بین کار و زندگی شخصی آنها است. اگر در زندگی خود تعادل ندارید، دچار استرس خواهید شد. حتی اگر قادر باشید مسئولیت های خود را به طور موثری مدیریت کنید، بدون ایجاد تعادل مناسب، در نهایت شکست خواهید خورد. بنابراین ، مهم است از سیستمی پیروی کنید که به شما در انجام کارها کمک کند، بعلاوه در این سیستم اولویت هایی مثل اوقات شخصی و خانوادگی شما نیز تعیین می شود.

فراموش نکنید که کارهایی مانند قدم زدن در پارک و گوش دادن به موسیقی مورد علاقه خود، یا نقاشی یک عکس، رفتن به یک میهمانی و غیره مهمتر از آن است که فکرش را بکنید. وقتی این کارها را انجام می دهید، به ظاهری متعادل می رسید. زندگی کوتاه است. بنابراین در حالی که می خواهید به اهداف بزرگتر خود برسید، اوقات فراغت خود را نادیده نگیرید. در اینجا 15 نکته مهم در مدیریت زمان آورده شده است.

1) اهداف را به روش صحیح تعیین کنید.

اگر اهداف خود را به درستی تعیین نکنید، نتیجه آن سقوط در مسیر کاری خود خواهد بود. هدف شما نباید کلی و مبهم باشد بلکه باید مشخص، واقع گرایانه و واضح باشد. وقتی آن را به درستی انتخاب کنید، راه رسیدن برای شما هموار است. بهتر است از روش تعیین هدف SMART استفاده کنید و هنگامی که اهداف خود را تعیین کردید، اطمینان حاصل کنید که با قدرت لازم و تلاش کافی در هر شرایطی می توانید برای دستیابی به اهدافتان عمیقا تلاش کنید.

2) یک سیستم مدیریت زمان مناسب پیدا کنید

یکی از نکات مهم برای مدیریت زمان، یافتن یک سیستم مناسب برای انجام واقعی آن است. سیستم مدیریت زمان ربع، احتمالاً موثرترین است. فعالیت های شما بر اساس فوریت و اهمیت به چهار ربع تقسیم می شود .ربع اول ( مهم و فوری: یعنی همین الان انجام بده)، ربع دوم (مهم و غیر فوری: یعنی زمانی برای انجام آن در نظر بگیرید) ربع سوم (غیر مهم و فوری: یعنی به دیگران محول کن) و ربع چهارم ( غیر مهم و غیر فوری: یعنی حذفش کن).

3) هفت روز به طور مرتب وقت خود را حسابرسی کنید.

هفت روز را مستقیماً صرف ارزیابی چگونگی گذران وقت خود در حال حاضر کنید. چه کار می کنید؟ آن را در یک دفتر یادداشت یا روی تلفن همراه خود ثبت کنید. این قسمت را به قسمت های 30 دقیقه ای یا یک ساعته تقسیم کنید. چی کار کردید؟ آیا وقتی تلف شده بود؟ آیا از زمان خود درست استفاده کردید؟ اگر از سیستم ربع استفاده می کنید، ربعی را که فعالیتتان با آن مرتبط است ثبت کنید. در پایان هفت روز، آن را بررسی کنید. بیشترین زمان را در کجا گذراندید؟ کدام ربع ها؟ نتایج، ممکن است شما را شوکه کند.

4) صبح های خود را صرف MIT کنید(مهمترین وظایف روز)

مارک تواین می گوید: "اگر کار شما قورباغه خوردن است، بهتر است این کار را اول صبح انجام دهید. اگر کار شما این است که دو قورباغه بخورید، بهتر است بزرگترین را بخورید." یعنی: اول صبح بزرگترین وظایف خود را بر عهده بگیرید. دستیابی به آنها بزرگترین حرکت شما در اول صبح است و بعد از آن می توانید در طول روز با رضایت کافی از خود، دیگر کارهایتان را با خوشحالی بیشتری انجام دهید.

5) قانون 80-20 را دنبال کنید

یکی دیگر از نکات مهم مدیریت زمان استفاده از قانون 80-20 است که به آن اصطلاحاً اصل پارتو نیز می گویند. این قانون بیان می کند که 80٪ نتایج از 20٪ تلاش ها حاصل می شود. در فروش، این بدان معنی است که 80 درصد فروش نیز از 20 درصد مشتریان حاصل می شود. اما راه حل چیست ؟ 20 درصد تلاشهایی را که 80 درصد از نتایج را بدست می آورند، شناسایی کنید و آنها را مقیاس بندی کنید می توانید این کار را با ردیابی و تجزیه و تحلیل دقیق انجام دهید.

6) عادت های سنگ بنایی را به زندگی خود القا کنید

چارلز دهیگ در کتاب خود با عنوان "قدرت عادت" به سختی عادت اصلی را ایجاد کرد. در معماری، سنگ بنا سنگی است که تمام سنگ های دیگر را در جای خود نگه می دارد. به همین ترتیب ، عادت های سنگی نه تنها به درخواست و رشد عادت های خوب دیگر کمک می کنند، بلکه به از بین بردن عادت های بد نیز کمک می کنند. بر روی عادت های خود تمرکز کنید. شما می توانید با آسان تر کردن رشد عادت در مدیریت زمان  موفق و پیروز شوید.

7) زمان پاسخگویی به ایمیل را برنامه ریزی کنید.

ایمیل خود را در طول روز خاموش کنید. وقتی افراد مرتب برای شما ایمیل ارسال می کنند، به راحتی حواس شما پرت می شود. زمان خواندن و پاسخ به ایمیل ها را برنامه ریزی کنید. اگر مورد فوری وجود داشته باشد، شخصی با شما تماس می گیرد یا به شما پیام می دهد. اما وقتی ایمیل خود را باز کنید، این حواس پرتی جریان افکار شما را قطع می کند و بازگشت به مسیر سخت تر است.

8) عادت های بد را از بین ببرید.

یکی از بزرگترین اتلاف کنندگان زمان، عادت های بد ماست. اعم از تماشای بیش از حد تلوزیون، گشت و گذار بیش از حد در شبکه های اجتماعی، بازی کردن، بیرون رفتن مداوم با دوستانتان یا موارد دیگر، این عادت های بد زمان اندکی را که در اختیار داریم از ما می گیرد. اگر اهداف بزرگی در زندگی دارید با از بین بردن عادت های بد از وقت خود عاقلانه و درست استفاده کنید.

9) هنگام کار مرتب استراحت کنید

یک مطالعه نشان می دهد که شما باید 52 دقیقه کار کنید و 17 دقیقه وقفه داشته باشید. اما باید مرتب استراحت کنید. اگر شما یک کار آفرین هستید که برای خود کار می کنید، این بسیار مهم است.

10) هر روز صبح مدیتیشن یا ورزش کنید.

شاید فکر کنید که این امر به مدیریت زمان شما کمکی نمی کند، اما مراقبه و ورزش هر روز صبح تعادل را ایجاد می کند و سموم زندگی شما را دفع می کند. این کار را جدی بگیرید و مطمئن باشید که انرژی، استقامت و تمرکز ذهنی شما تغییر چشمگیری می کند.

11) عصرها برنامه کاری روز بعد خود را یادداشت کنید

هر شب قبل از خواب، لیستی برای روز بعد تهیه کنید. به اهداف خود نگاه کنید و ببینید چه کارهایی می توانید انجام دهید تا شما را به اهدافتان نزدیکتر کند. این کار یک شبه اتفاق نمی افتد، طول می کشد. اما با تهیه لیست های انجام وظایف، در واقع اهداف روزانه را تعیین می کنید. درست است که دستیابی به اهداف روزانه آسان تر است اما به پیشرفت ما به سمت اهداف بلندتر و بزرگتر کمک می کند. پس ایجاد لیست های انجام کار به شما در مدیریت زمان کمک زیادی می کند. هر چه زودتر برنامه خود را تهیه کنید ،برای رسیدن به موفقیت یک قدم جلوتر هستید.

12) وقتی احساس کمبود می کنید، ایده بگیرید

به YouTube ، TED Talks و هر منبع دیگری که می توانید در صورت کمبود ایده به آنها متوسل شوید، مراجعه کنید. سخت است که در هنگام کار نیروی محرکه خود را از دست بدهید. روش هایی را پیدا کنید که می توانید با تمرکز بر محتوای الهام بخش آنها ذهن خود را تحریک کرده و با جستجوی افرادی که به اهداف بزرگ دست یافته اند، ایده هایی رو کسب کنید. با کسب ایده می توانید خودتان را دوباره به دنیای رقابت برگردانید و با به دست گرفتن مدیریت زمان به سوی آینده حرکت کنید.

13) برای به دست آوردن راهنمایی و مشاوره از متخصصان کمک بگیرید

یافتن مربی بسیار مهم است. وقتی شخصی به عنوان راهنما کنار شما نباشد، حواس پرتی، ناتوانی و منصرف شدن از کارها آسان است. اما وقتی می توانید با شخصی مشورت کرده و اعتماد کنید قطعا ادامه کار در این زمینه راحت تر است. پس یک مربی خوب پیدا کنید که بتواند در ادامه مسیر به شما کمک کند.

14) هشدارهای برنامه رسانه های اجتماعی را خاموش کنید.

هشدارهای بی وقفه برنامه های رسانه های اجتماعی برای صرفه جویی در وقت به شما کمکی نمی کنند. بلکه به شما آسیب می زند. آنها را خاموش کنید. شما هر لحظه به هشدارها یا دانستن همه اتفاقات و یا ارتباط با دوستان خود احتیاج ندارید. مهمترین چیز این است که کمی آرامش خاطر داشته باشید و بهتر بتوانید روی وظایف خود تمرکز کنید. هشدارهای پی در پی تمرکز شما را بر هم می زند و شما را از مسیر اهدافتان دور می کند.

15) بی نظمی را سازماندهی کنید.

مطالعات مشخص کرده است که بهم ریختگی در محیط زندگی باعث از دست رفتن تمرکز شما می شود. وقتی تمرکز خود را از دست می دهیم، زمان را از دست می دهیم. اگر می خواهید از این کار جلوگیری کنید، به محیط زندگی خود نظم دهید. اما برای پیاده سازی این نظم دهی یک باره این کار را نکنید. از کم شروع کنید. امروز یک کشو. فردا یک قفسه شاید روز بعد یک کمد، فقط یک بار در روز. کم کم پیش روید و در نهایت می بینید بدون آنکه خود را خسته کنید به یک جنگجوی سازمان دهنده تبدیل شده اید. 

در پایان

برای رسیدن به مدیریت زمان لازم نیست خود را خسته کنید با برنامه پیش بروید تا کم کم بتوانید به مرتب بودن، برنامه داشتن و تمرکز بر روی اهدافتان عادت کنید. مدیریت زمان مناسب نیاز به یک تمرین روزمره دارد. با اولویت بندی کارها و سازماندهی آنها در وقت صرفه جویی می کنید. چند هفته از راهکارهای بالا استفاده کنید و ببینید آیا آنها به شما کمک می کنند یا خیر. ممکن است از پیشرفتتان تعجب کنید!