چگونه استفاده از نرم افزار ها باعث افزایش بهره وری در کسب و کار میشود؟

محمدحسین تهرانی

5 راه افزایش بهره وری کسب و کارها با استفاده از نرم افزار

سودمندی کسب و کار با افزایش بهره وری تقویت می شود. تغییر در سیستم های عملیاتی با بهبود فرآیند تجارت یکی از بهترین راه ها برای حذف وظایف وقت گیر میباشد. راه دیگری که می تواند فوق العاده مفید و سریع واقع شود استفاده از نرم افزارهای سیستمی و اپلیکیشن های متفاوت می باشد. سرمایه گذاری بر روی تکنولوژی ثابت کرده است که برای بیشتر کسب و کارها باعث موفقیت شده است. برای مثال کووید ۱۹ را در نظر بگیرید. خیلی ها در اقصی نقاط ایران و جهان کسب و کار سنتی خود را حداقل به طور موقت از دست دادند که این باعث به وجود آمدن اختلال در زندگی مالی آنها می شود. همچنین به شرکت هایی که این افراد را استخدام کرده بودند نیز  خدشه‌هایی وارد شد. خیلی از صنفهای تجاری از بین رفتند. طبق آمار در ایران در طول مدت زمان ویروس کرونا حدود ۸۰۰ صنف از بین رفتند. برای مثال شرکت های مالی  نیاز حیاتی به حسابدار دارند. در نظر بگیرید که چه می شد اگر کل پروژه حسابداری با نرم افزار های متفاوت اتوماسیون سازی میشد. لازم به ذکر است که برای هر بعد کسب و کار یک راه حل نرم افزاری وجود دارد و حسابداری فقط یک بعد آن است.

۱.  Task management (نرم افزار مدیرت کارها)

تصور کنید چه میشد اگر قادر باشید سریعا متوجه شوید که کارمندان شما در هر لحظه به روی چه چیزی کار می کنند و برای تمام کردن هر وظیفه معمولا چقدر آنها به زمان نیاز دارند، شما می توانید به چه چیزهایی دست پیدا کنید که شاید رقبای شما نتوانند به آنها برسند. مثلا وقتی که هفت نفر از کارمندان شما وظایف خود را تمام کردند شما میتوانید وظایف دیگری بر عهده آنها بگذارید. این باعث می شود که در طول روز دستاورد کارمندها افزایش پیدا کند و در نتیجه بهره‌وری بالاتر در کسب و کار به وجود می آید. 

 ابزارها و نرم افزارهای مدیریت کارها به کارمندان کمک می کند که عملکرد خود را با دقت بیشتری بررسی کنند و خود آنها نیز متوجه می‌شوند که گپ ها و ایرادهای کارشان کجاست. 

چند نمونه از نرم افزار های مدیریت انجام وظیفه:

. Monday.com

monday.com ابزاری برای مدیریت پروژه است که سازمان ها را قادر می سازد تا وظایف ، پروژه ها و کار گروهی را مدیریت کنند. از سال 2020 ، این شرکت به 100000 سازمان خدمات ارائه می دهد.

. Backlog

backlog لیستی از وظایف مورد نیاز برای پشتیبانی از یک برنامه استراتژیک بزرگتر است. در زمینه توسعه محصول ، این لیست شامل لیستی از اولویت بندی مواردی است که تیم برای کار بعدی توافق کرده است.

. Meistertask

در سراسر دنیا ، تیم ها از MeisterTask برای سازماندهی و مدیریت وظایف در محیطی با طراحی زیبا و قابل تنظیم که متناسب با نیازهای فردی آنها باشد ، استفاده می کنند. 

. Wrike

Wrike، Inc. یک ارائه دهنده خدمات برنامه مدیریت پروژه خصوصی است که در سان خوزه ، کالیفرنیا مستقر است. نرم افزار مدیریت پروژه Wrike محصولی با عنوان نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) است که کاربران خود را قادر می سازد تا پروژه ها ، مهلت ها ، برنامه ها و سایر روندهای کار را مدیریت و ردیابی کنند.

. Google Docs

Google Docs یک پردازشگر متن است که به عنوان بخشی از مجموعه رایگان Google Docs تحت وب ارائه می شود که توسط Google در سرویس Google Drive خود ارائه شده است. Google Docs به عنوان یک برنامه وب در دسترس است. برنامه تلفن همراه برای Android ، iOS ، Windows ، BlackBerry ؛ و به عنوان یک برنامه دسک تاپ در سیستم عامل Chrome Google وجود دارد.

هیچ چیز مانند کرونا نتوانست اهمیت این گونه نرم افزارها را به این وضوح نشان دهد.

۲. Accounting ( نرم افزار حسابداری)

حسابداری عبارت است از پیگیری دقیق تراکنش های مالی مثل فروش، خرید و فاکتورها. نرم افزارهای حسابداری آنلاین بسیار رایج هستند که با ورود شان جایگزین حسابداری به سبک سنتی شدند. امروزه حتی کسب و کارهای کوچک نیز از نرم افزارهای آنلاین حسابداری استفاده می کنند. فرستادن فاکتور به مشتریان، ارسال یادآوری و ثبت پرداخت ها تمرکز اصلی در جهت بهبود گردش پول است. با استفاده از نرم افزارهای حسابداری این عملیات ساده تر انجام می شود. 

۳‌.  نرم افزارهای بازاریابی و فروش: 

بازاریابی از ابعاد کسب و کار است که نسبتاً برای پیگیری و ردیابی سختر می‌باشد زیرا کمتر با تراکنش‌ها رابطه دارد.  در این حال سیستم های اتوماسیون سازی زیادی وجود دارد که به شما کمک می کند که به صورت روزانه عملکرد کسب و کارتان را در بازاریابی و فروش را بررسی کنید.  حتی میتوانید بازخوردهایی از عملکرد کمپین تبلیغاتی خود بگیرید. یکی از بهترین پلتفرم ها Salesforce و Hubspot میباشد. البته عملکرد Salesforce بهتر است.

با استفاده از این پلتفرم ها ایجاد هماهنگی در بین بخش های فروش آسان تر می شود همچنین مدیریت دیتا که از سمت فروش می گیرید نیز روانتر و سریعتر انجام می‌شود. شما همچنین می توانید نقاط قوت خود را در فروش به منظور تقویت کردنشان پیدا کنید. 

۴.  نرم افزار پشتیبانی  از مشتری در کسب و کار:

فکر نمی‌کنم که نیازی باشد تا شما را قانع کنم که برای کسب و کارهایی که مشتریان در آن به چالشهای یکسان می خورند، نرم افزارها می توانند این چالش را به سرعت برای شما بررسی کنند. برای مثال مشتری از شما بازخورد درازمدت محصولتان را می‌خواهد. دیگر نیازی نیست که برای او ساعت ها تایپ کنید و با او صحبت کنید. با اتوماسیون سازی پروسه شما می توانید در لحظه به هزاران مشتری عکس، فیلم و متن بفرستید تا بتوانید آنها را قانع کنید که محصول و خدماتتان از کیفیت بالایی برخوردار است.  یکی از بهترین این نرم افزارها  Helpdesk.com میباشد. این نرم‌افزار قادر است که به هر مقدار سوالی که از جانب مشتری آمده است پاسخ دهد و پروسه پشتیبانی را تقویت کند. لازم به ذکر است که هوش مصنوعی که در این نرم‌افزار استفاده شده است به گونه‌ای با مشتری ارتباط برقرار می کند که گویا یک انسان واقعی با مشتری سخن می گوید. 

۵. افزایش راحتی کاربران با استفاده از اپلیکیشنها و نرم افزارها:

 با توسعه گوشی های هوشمند هم کارمندان و هم مشتری ها می توانند بدون مراجعه به مرکز خاصی از راه دور خدمات خود را ارائه و دریافت کنند. برای کارمندان و حسابدار ها نرم افزارهایی از جمله اکسل قابل نصب به روی تلفن های همراه نیز است. نرم افزار پاورپوینت را نیز می توانید با استفاده از تلفن همراه خود استفاده کنید.

طبق گزارشی که کاربران داده اند از زمانی که قادر به ارائه خدمات به صورت مجازی و دور کاری هستند بهره وری نیز افزایش پیدا کرده است. 

۶. فضای ابری، کاهش خطر از دست دادن دیتاها در کسب و کار:

 همانطور که میدانید بعضی از دیتا ها در گذشته در هاردهای سخت افزاری ذخیره می‌شد. گاهی پیش می‌آمد که این هاردها از بین می رفتند یا دزدیده می‌شدند و تمام دیتاهای یک شرکت از بین می روند و دیتاهای یک شرکت، قلب آن کسب و کار است. با استفاده از فضای ابری شما میتوانید با خیالی راحت دیتای خود را ذخیره کنید بدون اینکه نگران دزدیده شدن هارد سخت افزاری یا خراب شدن آن باشید بعلاوه اینکه سرعت و آسانی استفاده از فضای ابری بیشتر از هاردهای فیزیکی می باشد.

جمع بندی:

 از آنجایی که با استفاده از نرم افزارهای متفاوت که با هوش مصنوعی با هم ادغام شده اند، راحتی در کسب و کارها افزایش پیدا کرده است می توان گفت دنیای آینده دنیای خواهد بود که استارت آپهای کوچک و بزرگ احتمال موفقیتشان بیشتر می‌شود. از آنجا که در گذشته همه این وظایف باید به صورت دستی انجام می شد مدیریت کسب و کارها نیز سخت تر بود از این رو باید به شما بگویم که دنیای آینده، دنیای کسب و کارها است.