اصول و طراحی پایگاه داده در نرم افزار اکسل

بررسی اصول پیاده سازی پایگاه داده در نرم افزار اکسل

هدف از تهیه این مقاله آشنایی کامل با نرم افزار اکسل و فراگیری تکنیک های تبدیل اکسل به عنوان یک پایگاه داده قابل دسترس می باشد. بعد از مطالعه این مقاله شما به اصول و متدهای موجود جهت طراحی Database با اکسل آشنا خواهید شد و نهایتا به یکی دیگر از کاربردهای این نرم افزار تسلط پیدا خواهید کرد.

معرفی جامعی از نرم افزار اکسل :

نرم افزار اکسل محصول شرکت مایکروسافت بوده که برای سیستم عامل مایکروسافت ویندوز و مکینتاش اپل ارائه شده‌است. مایکروسافت اکسل دارای خصوصیات اصلی تمام نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده است. با استفاده از جدولی متشکل از ردیف‌ها و ستون‌ها می‌توان، داده‌ها و اطلاعات را سازماندهی کرد و با استفاده از همین داده‌ها، به انجام محاسبات پرداخت.

اصطلاحی که عموما برای نرم افزار اکسل استفاده میشود Spread Sheet می باشد به این معنا که کاربران می توانند بنا به نیاز خود برای هر سلول از این جدول داده تعریف کرده و فرمول نویسی نمایند.

قابلیت ها و کاربردهای گوناگون این نرم افزار موجب شده تا در کوچکترین سطح کارایی مانند لیست کردن خرید های روزانه شخصی یا درج امورمالی تا اموری پیچیده ای مانند تهیه داشبوردهای مدیریتی ، دارای محبوبیت شده و مورد استفاده قرار بگیرد.

مهم ترین بخش ها در نرم افزار اکسل موارد زیر می باشند که برای کار با نرم افزار و شروع به ایجاد پایگاه داده باید با آنها آشنایی داشته باشیم :

برگه یا Sheet : هر فایل اکسل می‌تواند شامل تعدادی برگه باشد. در هر برگه می‌توانید اطلاعات مختلف و از انواع مختلفی را ذخیره کنید.

ردیف و ستون : هر جدول دارای تعداد دلخواهی ردیف و ستون است. هر چه اطلاعات بیشتری تولید کنید، ردیف‌ها و ستون‌ها هم همراه با آن افزایش پیدا می‌کنند.

سلول یا Cell : هر خانه جدول یک سلول نام دارد. با استفاده از قابلیت Merge می‌توانید چند سلول را به یکدیگر بچسبانید.

استفاده از اکسل به عنوان پایگاه داده :

استفاده از نرم افزار اکسل به عنوان یک پایگاه داده به دلیل داشتن ویژگی هایی که به آن اشاره خواهیم کرد میتواند انتخاب مناسبی باشد.

1) نرم افزار اکسل به دلیل دارا بودن خواص یک جدول و داشتن سطر و ستون همانند ساختار یک DBMS بوده و میتوان اطلاعات را درج و ذخیره سازی کرد.

2) در این نرم افزار میتوان همانند DBMS ها توابع درونی تعریف کرد و عملیات مورد نظر را پیاده ساززی کرد.

3) در اکسل میتوان به دلیل دارا بودن فرمول‌های جستجو و وجود ابزارهای انعطاف‌پذیر جستجو همانند DBMS ها Query نوشت

4) کنترل داده‌های ورودی و ایجاد شرط برای Insert از دیگر کاربردهای این نرم افزار می باشد.

بنابراین با وجود دلایل گفته شده میتوان از اکسل تا حدی به عنوان یک پایگاه داده معتبر و انعطاف پذیر استفاده نمود.

در ادامه به بررسی قواعد و نکات ایجاد پایگاه داده در اکسل میپردازیم:

1) جلوگیری از ادغام اطلاعات هنگام درج : مهم ترین بحث هنگام درج اطلاعات ، تفکیک اطلاعات و کوچک شدن ستون های جداول ما می باشد به این معنی که اگر موجودیتی وجود دارد که یکی از مولفه های آن قابلیت تبدیل به جدول را دارد به صورت جداگانه و در یک جدول دیگر قرار بدهیم برای مثال فیلد آدرس هنگام درج مشخصات فردی را در نظر بگیرید ، خود آدرس دارای مولفه هایی همچون کشور ، شهر و.. می باشد بنابراین میتوان یک شیت جداگانه برای جدول در نظر گرفت.

2) پرهیز از طراحی فیلدهای غیر مرتبط با نام جداول : برای اطلاعات با جنس های مختلف باید دیتابیس مجزایی ایجاد شود.برای مثال فیلدهای مربوط به معرفی یک شخص نباید درون فیلدهای شیت آدرس قرار بگیرد تا دچار سردرگمی هنگام فراخوانی داده نشویم.

3) داشتن الگویی مناسب و ساختار داده ای : هنگام درج اطلاعات سعی کنید داده ها را درون ستون های مناسب خود قرار بدهید و در ساخت جدول پایگاه داده تا حدامکان از فرمت دهی های زیاد مثل رنگ بندی سلول ها و غیره اجتناب کنید.زیرا پایگاه داده فقط برای نگهداری اطلاعات شما می باشد و نیازی به ظاهر سازی ندارد.

4) انتخاب کلید اصلی منحصر به فرد برای جدول : مهم ترین بخش در طراحی پایگاه داده انتخاب کلید اصلی یا مشخصه جدول می باشد که توسط آن کلید جداول با یکدیگر ارتباط پیدا کرده و دسترسی ما به جدول آسان میشود. کلید اصلی ما باید غیرقابل تکرار باشد تا هنگام فرخوانی داده دچار مشکل نشویم برای مثال در جدول دانشجو کدملی میتواند کلید مناسبی بین مولفه ها باشد

5) استفاده از ابزار Table هنگام ساخت پایگاه داده : سعی کنید از این ابزار هنگام پیاده سازی Database استفاده نمائید زیرا ابزار تیبل بصورت اتوماتیک قوانین دیتابیس و چندین قابلیت بسیار جالب مثل محدوده داینامیک را برای شما پیاده سازی می کند.

6) انتخاب واژه های مناسب و با مفهوم برای فیلدهای جداول : برای سرستون های خود واژگانی با مفهوم و در ارتباط با پایگاه داده خود انتخاب کنید تا در فراخوانی دچار مشکل نشوید و از انتخاب اعداد یا ترکیبی از کاراکترهای بی معنی بپرهیزید.

بررسی توابع در پایگاه داده اکسل :

یکی از دلایلی که قبلا ارئه شد وجود توابع در اکسل جهت ساخت پایگاه داده می باشد که میخواهیم تعدادی از دستورات موجود را بررسی کنیم :

فرم کلی دستورات دیتابیس در اکسل به صورت زیر می باشد : تابع = (Database,Filed,Criteria)

1) Database : آرگومان اول که محدوده بانک اطلاعاتی را مشخص میکند. این محدوده میتواند Table باشد. این آرگومان مربوط به انتخاب کل بانک اطلاعاتی است که شامل تمامی فیلدها و رکوردهای آن‌ها می‌شود.

2) Field : آرگومان فیلد، ستونی را که محاسبات روی آن انجام می شود را تعیین میکند.

3) Criteria : این آرگومان معیارها و شرط‌های مربوط به انجام محاسبات را مشخص می‌کند.

دستورات موجود در دیتابیس اکسل :

1) Daverage : جهت محاسبه میانگین داده هایی که مطابق با شرط ها هستند.

 2) Dcount : تعداد سلول های حاوی عدد رو در محدوده مطابق با شرط ها محاسبه میکند.

 3) Dcounta : تعداد سلول های پر، را در محدوده مطابق با شرط ها محاسبه میکند.

4) Dget : تنها داده ای که مطابق با شرط ها هست را نمایش میدهد.

5) Dmax : ماکزیمم داده هایی که مطابق با شرط ها هستن را محاسبه میکند

6) Dmin : مینیمم داده هایی که مطابق با شرط ها هستن را محاسبه میکند

7) Dproduct : ضرب داده هایی که مطابق با شرط ها هستن را محاسبه میکند.

8) Dstdev : انحراف معیار استاندارد (جامعه) داده هایی که مطابق با شرط ها هستن را محاسبه میکند.

9) Dsum : جمع داده هایی که مطابق با شرط ها هستن را محاسبه میکند

10) Dvar : واریانس (نمونه) داده هایی که مطابق با شرط ها هستن را محاسبه میکند.

11) Dvarp : واریانس (جامعه) داده هایی که مطابق با شرط ها هستن را محاسبه میکند.

آموزش رایگان نرم افزار اکسل